Condizioni Generali di Utilizzo del Servizio

1 – Accettazione delle condizioni

Il servizio denominato Gestionale GDPR PrivacyAtWork (il Servizio) qui descritto ed offerto all'utente (l'"Utente") è fornito da Eptaware S.r.l. (EPTAWARE) con sede in Arezzo, via Vittorio Veneto 83, in base alle seguenti Condizioni Generali di Utilizzo del Servizio (CGUS).
L’Utente accetta integralmente le presenti CGUS selezionando la casella accanto alla dicitura "*Ho letto e compreso le clausole relative alla protezione dei dati di Eptaware S.r.l. ed accetto integralmente le condizioni riportate nel contratto Gestionale GDPR PrivacyAtWork." posto in calce alla finestra di registrazione dei dati anagrafici.
EPTAWARE si riserva il diritto di modificare in qualunque momento e senza preavviso le CGUS. L'Utente potrà verificare in qualunque momento il testo in vigore delle CGUS, così come di volta in volta aggiornate da EPTAWARE, mediante richiesta all’indirizzo Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
EPTAWARE potrà altresì offrire ulteriori servizi che di volta in volta potranno essere disciplinati da differenti condizioni generali.

2 – Descrizione del servizio

Il Gestionale GDPR PrivacyAtWork è un applicativo commercializzato da EPTAWARE ed accessibile via Internet in ambito SaaS (Software as a Service) che consente la raccolta, gestione, organizzazione, archiviazione ed elaborazione dei dati relativi all’attività di compilazione del Registro delle attività di trattamento di cui all’Articolo 30 REGOLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO E DEL CONSIGLIO del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati - GDPR).
Il Gestionale GDPR PrivacyAtWork provvede all'archiviazione dei dati presso un apposito centro di calcolo dotato di adeguate tecnologie per la memorizzazione e la sicurezza. Ad intervalli giornalieri vengono effettuati dei back-up dei dati contenuti nel database. Tali dati vengono trasferiti presso un centro di calcolo secondario, geograficamente distante dal centro di calcolo principale. I servizi telematici di EPTAWARE si basano su sistemi localizzati fisicamente in Francia ed in Italia, controllati da remoto dagli amministratori di EPTAWARE.
Salvo espressa disposizione contraria, l'introduzione di una qualsiasi modifica al Servizio che lo renda diversamente fruibile rispetto alla sua forma attuale, come pure il lancio di nuovi servizi, sarà soggetto, e pertanto sarà regolato, dalle CGUS.
Al fine di poter utilizzare il Servizio, è necessario ottenere un accesso al World Wide Web (internet), o direttamente oppure tramite altri strumenti che consentono l'accesso ai contenuti situati sul Web, e pagare tutti i corrispettivi associati a tale accesso.
Inoltre, è necessario che gli Utenti si dotino dell'attrezzatura necessaria per la connessione al World Wide Web.
EPTAWARE non garantisce la disponibilità locale, temporale e qualitativa dell’infrastruttura internet necessaria per il trasferimento dei dati ed, in particolare, non garantisce che le operazioni di trasferimento dei dati e di invio degli stessi al Gestionale GDPR PrivacyAtWork possano essere eseguiti entro un lasso temporale prestabilito.

3 – Obblighi relativi alla registrazione

Al fine di utilizzare il Servizio, l'Utente si impegna a:

  1. fornire le informazioni anagrafiche/societarie ("Dati di Registrazione") richieste durante la procedura di registrazione assicurando che queste siano aggiornate, complete e veritiere;
  2. aggiornare tempestivamente e costantemente i Dati di Registrazione affinché questi siano sempre attuali, completi e veritieri.

Se l'Utente fornisce informazioni false, non accurate, non attuali o incomplete, o se EPTAWARE ritiene, sulla base di una propria valutazione discrezionale, che le informazioni fornite dall'Utente siano false, non accurate, non attuali o incomplete, EPTAWARE avrà comunque il diritto di disattivare, temporaneamente o definitivamente, l'account dell'Utente in questione e di impedirgli un qualsiasi successivo utilizzo del Servizio.

4 – Informazioni sulla tutela dei dati personali

I Dati di Registrazione nonché ogni altra eventuale informazione associabile, direttamente od indirettamente, ad un Utente determinato, sono raccolti ed utilizzati in conformità al Decreto Legislativo n.196/2003 ("Codice in materia di protezione dei dati personali") e secondo le prescrizioni del GDPR. Ai sensi e per gli effetti dell'articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali EPTAWARE informa che:

  1. I Dati di Registrazione forniti dagli Utenti sono raccolti ed utilizzati da EPTAWARE anche mediante strumenti e procedure informatiche, per le seguenti finalità: (i) finalità direttamente connesse e strumentali all'erogazione e alla gestione del Servizio, in conformità alle presenti CGUS; (ii) previo consenso dell'Utente, informazione commerciale, marketing e indagini di mercato, invio di materiale pubblicitario relativo a prodotti e servizi di EPTAWARE; (iii) previo consenso dell'Utente, rilevazione della qualità dei Servizi e del grado di soddisfazione degli Utenti, eseguite sia direttamente, sia con la collaborazione di società specializzate; (iv) indagini a carattere statistico.
  2. Il conferimento dei Dati di Registrazione ha natura facoltativa. Tuttavia, il mancato conferimento, anche parziale, dei dati indicati espressamente come necessari per il perseguimento delle finalità di cui al precedente punto 1, lett. i) determinerà l'impossibilità per EPTAWARE di procedere all'erogazione del Servizio. Il mancato conferimento dei dati non espressamente indicati come necessari per le finalità di cui al precedente punto 1, lett. i) non pregiudicherà in alcun modo l'erogazione del Servizio.
  3. Alcuni dati potranno essere comunicati da EPTAWARE per tutte le finalità indicate in precedenza al punto 1 a terzi soggetti, incaricati dell'esecuzione di attività direttamente connesse e strumentali all'erogazione e alla distribuzione del Servizio.
  4. Titolare del trattamento è EPTAWARE s.r.l., con sede in Arezzo, Via Vittorio Veneto 83, P.IVA 02229310517.
  5. L'articolo 7 del Codice in materia di protezione dei dati personali conferisce all'Utente la possibilità di esercitare specifici diritti, tra cui quelli di ottenere dal Titolare del trattamento la conferma dell'esistenza o meno di propri dati personali e la loro messa a disposizione in forma intelligibile; di avere conoscenza dell'origine dei dati, nonché della logica e delle finalità su cui si basa il trattamento; di ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché l'aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l'integrazione dei dati; di opporsi al trattamento, per motivi legittimi, ovvero opporsi, in ogni momento, ai trattamenti finalizzati al marketing e all'informazione commerciale [il testo dell'art. 7 recita: "...al trattamento di dati che lo riguardano ai fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato". Per far valere tali diritti, l'Utente può rivolgersi direttamente a EPTAWARE.

Accettando le presenti CGUS l'Utente autorizza EPTAWARE alla raccolta, alla comunicazione e al trasferimento di dei propri dati personali, ai soggetti, nei limiti e per le finalità indicate nella presente informativa.

5 – Account e Password

Al termine della procedura di registrazione al Servizio, l'Utente ottiene l'assegnazione di un account ("user ID") e di una password riservati (Dati di Accesso) dei quali l'Utente stesso è unico ed esclusivo responsabile, anche in ordine alle attività poste in essere tramite il loro utilizzo. L'Utente, pertanto, si impegna a:

  1. comunicare immediatamente a EPTAWARE qualsiasi utilizzo non autorizzato della propria password o del proprio account nonché qualsiasi altra violazione delle regole di sicurezza di cui venga a conoscenza;
  2. uscire dal proprio account al termine di ogni sessione. EPTAWARE non potrà in alcun modo essere ritenuta responsabile per eventuali danni derivanti dal mancato rispetto del presente articolo 5. L'Utente è consapevole che, al fine di regolare l'accesso al Servizio, la propria autenticazione è rimessa esclusivamente alla verifica dell'account del Nome Utente e della Password utilizzati dallo stesso. L'Utente è quindi responsabile della custodia e del corretto utilizzo del proprio account, del Nome Utente e della password per accedere al Servizio, nonché di ogni conseguenza dannosa o pregiudizio che dovesse derivare, a carico di EPTAWARE ovvero di terzi, a seguito del non corretto utilizzo, dello smarrimento, sottrazione e/o compromissione della riservatezza dell'account, del Nome Utente e della password utilizzata dall'Utente.

Tutte le operazioni effettuate per il tramite dell'account, del Nome Utente e della password utilizzati dall'Utente comportano l'automatica attribuzione allo stesso delle operazioni condotte e delle richieste effettuate, senza eccezioni di sorta. L'Utente riconosce e prende atto che EPTAWARE potrà sempre produrre, quale prova delle operazioni effettuate dall'Utente e - più in generale - dei rapporti con l'Utente stesso, anche mezzi di prova ricavabili dai sistemi e dalle procedure informatiche utilizzate da EPTAWARE per regolare l'accesso al Servizio.
Non appena l'Utente dovesse avere conoscenza di un uso dei dati dell’Account non conforme a quanto contrattualmente previsto dovrà immediatamente segnalare l’evento a EPTAWARE. Al ricevimento di tale segnalazione, EPTAWARE potrà disabilitare l’accesso al servizio. In tal caso la riattivazione del servizio verrà effettuata solo dopo il ricevimento da parte di EPTAWARE di apposita comunicazione scritta dell'Utente.

6 – Conservazione dei dati

EPTAWARE assicura la segretezza e la sicurezza dell'archiviazione dei dati ma non risponde della correttezza, della conformità e della esattezza dei dati inseriti.
EPTAWARE si impegna, conformemente alle presenti CGUS, a custodire i dati inseriti dall’Utente ed a renderli allo stesso disponibili per l’elaborazione attraverso gli strumenti offerti dal Servizio.
Detti dati rimangono comunque accessibili dalla sede dell'Utente attraverso il World Wide Web ed a disposizione delle Autorità Ispettive.
EPTAWARE garantisce ai propri clienti la disponibilità degli archivi per l’intera durata del contratto; detti archivi saranno altresì resi disponibili per un periodo aggiuntivo di 6 mesi a partire dalla data dell’ultimo servizio fatturato.
Trascorsi dodici mesi a decorrere dall’ultima fattura emessa e non pagata i dati saranno cancellati ed eliminati definitivamente dai sistemi di EPTAWARE.

7 – Installazione software complementari

Quando viene attivato il Servizio Gestionale GDPR PrivacyAtWork alcuni programmi potrebbero essere memorizzati nel computer dell’Utente al fine di rendere possibile il Servizio (ad esempio il browser di navigazione).
Se l’Utente non consente l’installazione di tali software, ovvero non sia in grado di consentirne l'installazione, è possibile che il Servizio non possa essere erogato.

8 – Account, Nome Utente e Password – Sospensione, Interruzione del Servizio

L'Utente riconosce e concorda che EPTAWARE potrà, a propria sola ed esclusiva discrezione, disattivare la password e l'account dell'Utente o interromperne l'utilizzo del Servizio laddove ritenga che l'Utente abbia violato o agito in maniera incompatibile o contraria con lo spirito o la lettera delle CGUS.
L'Utente riconosce e concorda che qualsiasi sospensione o interruzione del suo accesso al Servizio ai sensi di quanto previsto nelle presenti CGUS potrà avvenire anche senza preavviso.
Nel caso di interruzione, cessazione o sospensione del servizio per cause di forza maggiore, EPTAWARE farà quanto possibile per mantenere le registrazioni e permetterne il recupero all'Utente, non assumendosi, tuttavia, alcun onere od obbligo in proposito. Nessun altro diritto spetterà all’Utente.

9 – Canone

Il Servizio è reso da EPTAWARE a titolo oneroso a fronte del pagamento di un importo fisso (canone) a seconda della tipologia di servizio acquistato. L'Utente si impegna al pagamento del canone, in forza del listino vigente consultabile all’indirizzo web: https://privacyatwork.eu/acquista
Il canone include la possibilità di effettuare un numero illimitato di accessi al sistema. Lo spazio di archiviazione dei documenti messo a disposizione è definito dalla tipologia di servizio acquistato.
EPTAWARE si riserva altresì il diritto di modificare il corrispettivo del canone laddove le condizioni di mercato lo richiedano, salvo il diritto dell'utente di non accettarlo nei modi indicati nell'articolo successivo.
L'omesso pagamento del canone da parte dell'Utente, comporta la temporanea sospensione del Servizio. In caso di ritardato o mancato pagamento del canone, trascorsi dodici mesi a decorrere dall’ultima fattura emessa e non pagata i dati saranno cancellati ed eliminati definitivamente dai sistemi di EPTAWARE.
In ogni caso sarà cura dell'Utente, entro i dodici mesi provvedere ad inoltrare richiesta di recupero dei dati dal sistema.

10 - Durata

Il presente contratto ha durata annuale e si rinnova tacitamente di anno in anno con il pagamento del canone.

11 – Diritti di proprietà di EPTAWARE

L'Utente riconosce che il Servizio e tutti i software necessari utilizzati in connessione col Servizio ("Software") sono protetti dalle leggi in materia di proprietà intellettuale e/o industriale.
Al solo fine dell'utilizzo del Servizio, EPTAWARE concede all'Utente una licenza d’uso, non trasferibile e non esclusiva per l'utilizzo del Software, restando in ogni caso inteso che l'Utente non può (né consentire che terzi lo facciano) copiare, modificare, realizzare software derivati da o in qualsiasi modo tentare di scoprire qualunque codice sorgente, vendere, cedere, sub-licenziare, conferire o trasferire a terzi un qualsiasi diritto sul Software.
L'Utente si impegna a non accedere al Servizio per il tramite di un'interfaccia che non sia quella fornita o autorizzata da EPTAWARE.

12 – Limitazioni della responsabilità di EPTAWARE

In nessun caso né EPTAWARE né alcun altro che abbia avuto parte nella creazione, nella produzione o nella fornitura dei servizi di EPTAWARE potranno essere ritenuti responsabili per qualsivoglia diretto o indiretto, inerente, speciale o conseguente danno di qualsiasi natura, sia contrattuale che extra-contrattuale, derivante dall'attivazione o dall'impiego dei servizi di EPTAWARE e/o dalla interruzione del funzionamento dei servizi di EPTAWARE. Le disposizioni del presente articolo permangono valide ed efficaci anche dopo la cessazione della durata del presente contratto, per scadenza dei termini, risoluzione o recesso dello stesso.
In nessun caso EPTAWARE sarà ritenuta responsabile del malfunzionamento dei servizi derivante da responsabilità delle linee telefoniche, elettriche e di reti mondiali e nazionali, quali guasti, sovraccarichi, interruzioni, ecc.
Nessun risarcimento danni potrà essere richiesto a EPTAWARE per danni diretti e/o indiretti causati dall'utilizzazione o mancata utilizzazione dei servizi.
EPTAWARE non potrà essere ritenuta responsabile per inadempimenti alle proprie obbligazioni che derivino da cause al di fuori della sfera del proprio prevedibile controllo o da cause di forza maggiore.
EPTAWARE non potrà essere ritenuta responsabile per inadempimenti di terzi che pregiudicano il funzionamento dei servizi telematici messi a disposizione dell'utente, compresi, in via esemplificativa, i rallentamenti di velocità o il mancato funzionamento delle linee telefoniche e degli elaboratori che gestiscono il traffico telematico fra l'utente ed il sistema di EPTAWARE.
L'utente prende atto che EPTAWARE non fornisce alcuna garanzia sul fatto che per la struttura specifica di Internet, in cui molte entità sono coinvolte, nessuna garanzia può essere data riguardo alla costante fruibilità del servizio. In questo senso l'utente concorda nel non ritenere EPTAWARE responsabile nel caso di perdite o danneggiamenti di qualunque tipo risultanti dalla perdita di dati, dalla impossibilità di accesso ad Internet, dalla impossibilità di trasmettere o ricevere informazioni, causate da, o risultanti da, ritardi, trasmissioni annullate o interruzioni del servizio.
L'Utente riconosce e concorda che EPTAWARE non sarà in alcun caso responsabile per eventuali sanzioni o richieste risarcitorie derivanti da una tenuta inidonea del registro delle attività di trattamento di cui all’articolo 30 GDPR, per avere inserito dati non pertinenti e/o non conformi alla disciplina del GDPR.

13 - Forza maggiore, eventi catastrofici e caso fortuito

Nessuna delle due parti è responsabile per guasti imputabili a cause di incendio, esplosione, terremoto, eruzioni vulcaniche, frane, cicloni, tempeste, inondazioni, uragani, valanghe, guerra, insurrezioni popolari, tumulti, scioperi ed a qualsiasi altra causa imprevedibile ed eccezionale che impedisca di fornire il servizio concordato


14 - Comunicazioni

Qualsiasi comunicazione tra le parti dovrà avvenire per iscritto e, salvo ove esplicitamente previsto dalle CGUS, potranno essere effettuate sia per posta elettronica certificata, sia per posta ordinaria.
EPTAWARE potrà effettuare comunicazioni riguardanti le modifiche alle presenti CGUS o altre questioni tramite la propria pagina web.

15 – Legge applicabile e Foro competente

Le presenti Condizioni Generali e i rapporti tra EPTAWARE e l'Utente sono regolati dalla legge della Repubblica Italiana. Per qualsiasi controversia inerente, derivante o comunque connessa alle presenti CGUS o all'utilizzo del Servizio sarà competente il Foro di Arezzo.

16 - Varie

Le presenti CGUS costituiscono, l'unico ed esclusivo accordo tra l'Utente e EPTAWARE e regolano l'utilizzo del Servizio superando qualunque eventuale accordo precedentemente intercorso tra l'Utente e EPTAWARE.
Il mancato esercizio da parte di EPTAWARE di un proprio diritto, previsto dalla legge o dalle presenti CGUS, non costituisce in alcun caso rinuncia al diritto medesimo.
Qualora una o più disposizioni delle presenti Condizioni Generali fosse dichiarata invalida dal Giudice Competente, le parti concordano che il giudice dovrà in ogni caso cercare di mantenere l'efficacia degli accordi intercorsi tra le parti, come precisati nel presente accordo e le altre Condizioni Generali rimarranno pienamente valide ed efficaci a tutti gli effetti. I titoli (rubriche) degli articoli delle Condizioni Generali hanno il solo scopo di rendere più comoda la lettura delle medesime Condizioni Generali e non hanno alcun effetto giuridico o pratico.